Compliance
Sistema di segnalazione digitale
Questo sistema di segnalazione (whistleblowing) è stato istituito per la segnalazione di casi sospetti nell’ambito della Thomann GmbH, delle proprie filiali e società affiliate (di seguito "Thomann") da parte del personale e di soggetti terzi in conformità con l'articolo 15 della Legge tedesca sulle Società per azioni / AktG.
Consente la segnalazione anonima di eventuali violazioni delle regole e dei casi sospetti a tale riguardo, al fine di prevenire, chiarire e risolvere le non-conformità.
Siamo un’azienda a conduzione familiare e l’assunzione delle responsabilità è fortemente radicata nella nostra filosofia aziendale.
Poniamo a noi stessi requisiti molto elevati in termini di conformità delle nostre condotte e del rispetto delle leggi, anche e ben oltre le prescrizioni di legge.
Pertanto è per noi fondamentale prevenire l’insorgenza di eventuali danni (materiali e immateriali) causata dall’inosservanza di norme di legge ovvero di regole aziendali interne.
Incoraggiamo quindi tutte le parti interessate (fornitori, prestatori di servizi, acquirenti, dipendenti, richiedenti e altri) a segnalarci eventuali violazioni della compliance. Solo così potremo riconoscere e correggere tempestivamente le condotte scorrette.
Il sistema di whistleblowing digitale è a disposizione di tutti coloro che intendono inoltrare una segnalazione. Si tratta di un canale di segnalazione sicuro utilizzabile anonimamente, che garantisce la necessaria tutela dei segnalatori e dei loro dati sensibili prevista dalla legge.
Tutte le segnalazioni effettuate vengono verificate, analizzate e gestite da personale appositamente formato per la gestione della compliance.
Il sistema può essere utilizzato per inviare segnalazioni sia con riferimento alla Legge sulla due diligence della supply chain (LkSG) che ad altri casi sospetti.
Link al sistema di segnalazione: https://hintbox.thomann.de/
Dichiarazione dei diritti umani
Dichiarazione dei principi
Gruppo Thomann
V 1.0
Stato: 14.06.2023
Preambolo
Thomann si impegna a una gestione aziendale ecologicamente e socialmente responsabile. La nostra Dichiarazione di mission per la sostenibilità prevede il rispetto di pratiche di lavoro etiche, l'implementazione di processi rispettosi dell'ambiente e la promozione della responsabilità sociale.
A) Approccio consapevole
Thomann è consapevole delle propria responsabilità riguardo al rispetto dei diritti umani e alla prevenzione di qualsivoglia violazione di diritti umani, sia in ambito interno all’azienda che lungo le catene di fornitura. Poniamo specifiche regole riguardo alle condizioni di lavoro e manteniamo rapporti personali improntati al rispetto. Il benessere di tutte le persone coinvolte è per noi di estrema importanza.
Le disposizioni riguardo ai diritti umani si riferiscono ai diritti sanciti dalla Dichiarazione universale dei diritti dell'uomo delle Nazioni Unite (ONU), dalla Dichiarazione dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL) sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro, dalla Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali (CEDU) nonché da sistemi regionali e nazionali riconosciuti per la promozione e la tutela dei diritti umani.
Lo scopo della nostra Dichiarazione dei principi risiede nella riaffermazione del nostro costante impegno al rispetto dei diritti umani nello svolgimento di tutte le nostre attività lavorative, sia nell’ambito della nostra area di competenza che con riferimento ai nostri fornitori diretti e indiretti. La Dichiarazione intende inoltre illustrare i meccanismi messi in atto per attuare la nostra strategia di prevenzione dei rischi relativi ai diritti umani rilevanti per l’azienda, al fine di prevenire o ridurre al minimo tali rischi e garantire così un elevato livello di protezione dei diritti umani.
La Dichiarazione dei principi definisce il nostro approccio di individuazione di qualunque condotta suscettibile di causare rischi per i diritti umani o per l'ambiente ai sensi della Legge sulla due diligence sulla supply chain attraverso la creazione di meccanismi di monitoraggio, due diligence e formazione, nonché di quei meccanismi di comunicazione e di segnalazione al fine di promuovere e tutelare i diritti umani, con riguardo a tutti i settori rilevanti dell'azienda e delle proprie affiliate.
B) Ambito di applicazione e responsabilità
La Dichiarazione dei principi decorre a partire dal 1° gennaio 2024 sia per Thomann che per tutte le filiali e partecipate di cui Thomann detiene direttamente o indirettamente almeno il 50% delle quote o sulle quali esercita comunque un'influenza determinante.
Con la presente Dichiarazione di principi, la Direzione aziendale si impegna a rispettare e sostenere in particolare l’osservanza dei seguenti obblighi in materia di diritti umani e ambiente:
Il nostro personale e la nostra Società
- Divieto di lavoro minorile e forzato, schiavitù e commercio di esseri umani:
Rifiutiamo ogni di lavoro forzato o minorile, senza eccezioni, e ci impegniamo espressamente a vietare le moderne forme di schiavitù o commercio di esseri umani. - Parità di trattamento del personale e tolleranza zero nei confronti delle discriminazioni:
Assicuriamo pari opportunità e non tolleriamo discriminazioni sulla base, per esempio, di razza, sesso, religione, Paese di provenienza, opinioni politiche, orientamento sessuale, estrazione sociale, età e caratteristiche fisiche o psicologiche. - Libertà di associazione e contratti collettivi:
Rispettiamo il diritto del nostro personale a iscriversi a un sindacato. Sosteniamo inoltre, e avviamo, un intenso dialogo con le rappresentanze dei lavoratori. - Salute e sicurezza:
La salute e la sicurezza sul lavoro sono la nostra assoluta priorità. Rispettiamo le leggi vigenti in materia di salute e sicurezza a livello internazionale imponendo altresì nostre regole per la salute e la sicurezza sul lavoro presso tutte le nostre sedi. - Equità delle condizioni di lavoro e retribuzione:
Garantiamo condizioni di lavoro eque, retribuzioni e orari conformi, secondo quanto previsto dalle leggi e dalle linee guida nazionali e internazionali vigenti per le nostre Società. - Divieto di sgomberi forzati illegittimi
- Divieto di esercizio della forza da parte delle forze di sicurezza
Il nostro pianeta e le sue risorse
Ci impegniamo a ridurre l’impatto delle nostre attività sull’ambiente, a preservare le nostre risorse naturali e a ricercare soluzioni che contribuiscano alla tutela del nostro ambiente. Come stabilito dal nostro Codice di condotta fornitori, ci aspettiamo una condotta equivalente anche dai nostri fornitori. Poniamo particolare attenzione ai seguenti aspetti:
- Tutela dell’ambiente e prevenzione di impatti ambientali illeciti, anche nel contesto della Convenzione di Basilea (gestione di sostanze e rifiuti pericolosi) e della Convenzione di Minamata (massima riduzione del rilascio di mercurio).
- Divieto di causare dannose alterazioni del suolo, inquinamento idrico, inquinamento atmosferico, emissioni acustiche dannose o eccessivo consumo di acqua, nonché qualsivoglia violazione dei diritti umani a causa di danni ambientali.
La nostra catena di fornitura
Ci aspettiamo anche dai nostri partner, compresi i nostri fornitori diretti e indiretti, una consapevolezza delle proprie responsabilità in materia di diritti umani, ambientali e sociali, aderendo a determinati principi etici fondamentali in conformità con la presente Dichiarazione dei principi.
Il nostro Codice di condotta fornitori, insieme alla presente Dichiarazione, definisce le aspettative del Gruppo Thomann nei confronti dei propri fornitori e dell’intera catena di fornitura. Ci aspettiamo che tutte le attività vengano condotte in conformità con il Codice di condotta fornitori.
C) Attuazione della nostra due diligence sui diritti umani
Analisi dei rischi e misure previste nella propria area di competenza
Ai fini di garantire un’adeguata tutela dei diritti umani nella propria area di competenza, Thomann ha stabilito i necessari processi sotto forma di principi aziendali, linee guida e istruzioni procedurali che vengono applicati e messi in atto in tutto il Gruppo. Tutto il personale ha la possibilità di contattare liberamente una persona di fiducia; sia il personale che soggetti terzi hanno facoltà di accedere a una procedura di segnalazione anonima ed equa. E altresì prevista una formazione sulla gestione dei rischi in materia di diritti umani e ambientali.
Analisi dei rischi e misure nel settore dei partner
Abbiamo integrato un programma completo di compliance, realizzato in base al nostro specifico profilo di rischio, considerando, per esempio, il nostro settore, il nostro portafoglio prodotti e le nostre attività nei Paesi a maggior rischio di corruzione e violazione dei diritti umani.
Nell’ambito dell’analisi del rischio, abbiamo svolto rigorose attività di monitoraggio e controllo per garantire il rispetto delle nostre disposizioni e requisiti di compliance nell’operatività quotidiana. Svolgiamo al contempo regolari analisi dei rischi al fine di un costante aggiornamento e adeguamento dei nostri meccanismi di valutazione. Nell’ambito di tale valutazione del rischio viene utilizzato, per esempio, un indicatore di rischio riferito a potenziali violazioni di diritti umani, che si avvale di indici adottati internazionalmente.
Laddove vengano individuati dei rischi, vengono implementate appropriate misure, che richiedono una decisione fondata in relazione all’opportunità di business, soprattutto nel caso di rischi gravi. Thomann è disposta a rifiutare un’opportunità di lavoro, anche legalmente ammissibile, ma tale da presentare un rischio inaccettabile in base ai valori Thomann.
Analisi del rischio e misure intraprese lungo la catena di fornitura
Thomann ha individuato i propri fornitori diretti in tal senso rilevanti, chiedendo a tali fornitori di produrre una esauriente autocertificazione. In una prima fase sono stati presi in considerazione i fornitori di principale rilevanza e maggior fatturato. Viene peraltro effettuata una regolare verifica sui media con l’obiettivo di inserire tutti gli attuali fornitori rilevanti in tale processo di costante monitoraggio.
Il processo di selezione e prequalificazione dei fornitori è stato impostato al fine di garantire uno screening del rispetto dei diritti umani sin dalle fasi preliminari di instaurazione di nuovi rapporti commerciali.
La valutazione dei fornitori prevede un’indagine dettagliata, condotta attraverso vari specifici questionari. I temi principali sono: tutela dell’ambiente, diritti umani e del lavoro, sicurezza sul lavoro, lotta alla corruzione e alla concussione e responsabilità nella catena di fornitura. I fornitori devono inoltre presentare e aggiornare le certificazioni richieste. Questi dati costituiscono il presupposto sia per le necessarie attività di monitoraggio e valutazione che per una idonea analisi del rischio.
Le analisi dei rischi eseguite hanno dimostrato che nella catena di fornitura potrebbero risiedere potenziali rischi riguardo a condizioni di lavoro, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro. Per determinati fornitori esistono anche maggiori rischi dovuti alla loro ubicazione nei cosiddetti Paesi ad "altissimo rischio".
Al fine di minimizzare e mitigare il rischio, sono state definite adeguate misure preventive e di contrasto, integrate in un processo multidisciplinare che prevede anche una procedura di escalation. Thomann adotterà inoltre misure appropriate qualora dovesse venire a conoscenza di violazioni di obblighi in materia di diritti umani o ambientali da parte di un fornitore diretto o indiretto.
D) Principali misure preventive e correttive e comunicazione
Meccanismo di segnalazione
Il meccanismo di segnalazione Thomann, sotto forma di sistema di whistleblowing online, costituisce una sorta di sportello riservato messo a disposizione - come ulteriore canale di comunicazione - sia del personale Thomann che di soggetti esterni. Eventuali timori o indicazioni di possibili violazioni degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani e ambiente possono essere comunicati anche in forma anonima.
Noi gestiamo tutte le segnalazioni attenendoci a regolamenti interni vincolanti. Tutte le indagini vengono svolte con la massima indipendenza e obiettività con il coinvolgimento della Funzione Compliance. Tutte le segnalazioni e le relative indagini vengono regolarmente comunicate con procedura standardizzata alla Direzione aziendale. Thomann non tollera alcuna discriminazione verso coloro che ci contattano attraverso il meccanismo di segnalazione o altri canali di comunicazione.
Link: https://hintbox.thomann.de
Formazione e sensibilizzazione
Offriamo ai nostri dipendenti corsi di formazione su tematiche come diritti umani, sostenibilità, salute e sicurezza, ambiente, pari opportunità e molto altro. Il nostro programma di formazione comprende anche un corso obbligatorio sul nostro Codice di condotta e vari corsi di formazione sulla Compliance.
Siamo inoltre costantemente impegnati ad ampliare il nostro programma di formazione. Sono previsti, per esempio, corsi sui diritti umani e sulla due diligence ambientale per gruppi target selezionati.
Ci rivolgiamo sia al nostro personale che ai nostri fornitori con specifici programmi di formazione.
Comunicazione, documentazione e reporting
Nel nostro Report annuale riportiamo le nostre attività, i nostri progressi e le nostre ambizioni in tutti i settori interessati dai diritti umani. Riferiamo in modo trasparente i rischi materiali, le misure intraprese e i progressi compiuti nella tutela dei diritti umani e dell'ambiente. Ai fini della tracciabilità abbiamo implementato un sistema di documentazione il più completo possibile.
Misure correttive
Qualora vengano individuate violazioni di diritti umani o ambientali insorte a causa (o con il contributo) della condotta di Thomann, ci impegniamo ad assegnare le priorità e a gestire tali azioni in base ai loro effetti e gravità. Eventualmente anche con l’impegno a prevedere un adeguato risarcimento ai soggetti direttamente interessati.
Miglioramento e aggiornamenti
Crediamo fermamente che il costante impegno al rispetto dei diritti umani e il confronto con le sfide ambientali nell’ambito delle nostre catene di fornitura globali richieda, oltre a specifiche iniziative aziendali, anche cambiamenti sistemici. Una collaborazione con i nostri fornitori e partner è in tal senso di fondamentale importanza.
Thomann intende pertanto rivedere regolarmente e criticamente il proprio ruolo e l’attuazione degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani, anche con interventi di costante aggiornamento. Ciò vale anche per le nostre diverse Linee guida e processi interni in tema di diritti umani.
E) Responsabilità
La responsabilità generale della due diligence sui diritti umani e ambiente compete all'Amministratore delegato Thomann. Essa prevede quantomeno il controllo e il monitoraggio delle misure relative alla Legge sulla due diligence sulla supply chain / LkSG. Nell’ambito dell’attuazione della presente Dichiarazione dei principi, l'Amministratore delegato deve informarsi regolarmente, almeno una volta l’anno, sull’operato della persona o delle persone competenti.
Ogni Società del Gruppo è tenuta al rispetto della presente Dichiarazione dei principi e ad attuare tali principi. La responsabilità dell’attuazione della due diligence sui diritti umani spetta ai rispettivi Responsabili di funzione.
L’Ufficio Risorse umane è responsabile del coordinamento delle misure finalizzate al rispetto dei diritti umani e a condizioni di lavoro eque. I processi per garantire la due diligence all'interno della nostra catena di fornitura vengono sviluppati e definiti dall’Ufficio Acquisti. La Funzione Compliance ha un ruolo di supporto e consultazione. Viene peraltro coinvolta, nell'ambito delle proprie specifiche competenze, nei casi di potenziali rischi di corruzione. A livello funzionale entra in gioco, per esempio, nel corso di indagini sulle segnalazioni di potenziali violazioni dei diritti umani o di altre violazioni rilevanti.
Markus Neser (COO) è stato nominato Responsabile dei diritti umani, con il supporto di altre Funzioni. Il nostro Responsabile dei diritti umani è competente per il monitoraggio dei meccanismi descritti nella Dichiarazione dei principi e viene tenuto costantemente informato nell’eventualità di una individuazione di rischi. Nei casi di rischio elevato, il nostro Responsabile dei diritti umani assume anche un ruolo consultivo partecipando al processo decisionale finale.
Thomann rivedrà criticamente questa Dichiarazione dei principi e la sua regolare attuazione provvedendo agli eventuali aggiornamenti.
Stato: 14.06.2023
Relazione di sostenibilità
Non appena sarà disponibile, sarà possibile scaricare qui la Relazione di sostenibilità per l'ultimo esercizio.
Codice di condotta Thomann per fornitori e prestatori di servizi
Thomann si impegna a una gestione aziendale responsabile dal punto di vista ambientale e sociale. La nostra mission di sostenibilità comprende il rispetto di pratiche commerciali etiche, l’implementazione di processi rispettosi dell'ambiente e la promozione della responsabilità sociale.
Ci aspettiamo lo stesso comportamento da parte dei fornitori e dei prestatori di servizi. Una crescita aziendale sostenibile è possibile soltanto laddove tutti i soggetti interessati non solo riconoscano tali valori, ma li mettano in pratica e li vivano quotidianamente.
È possibile scaricare qui il Codice di condotta dei fornitori (Supplier Code of Conduct - SCoC).
© 2023 Thomann GmbH
